檔案室一般會存放一些比較重要的文件資料檔案等，所以檔案庫房的管理一定要正規(guī)，以防出現(xiàn)不必要的麻煩。一般檔案室的管理制度應(yīng)該注意以下幾點事項：
第一，每間檔案室要確定具體安全負責(zé)人，負責(zé)庫房內(nèi)一切安全工作。
第二，庫房鑰匙由庫房管理人員負責(zé)保管，不得轉(zhuǎn)借他人，且非檔案館人員禁止進入庫房。
第三，庫房內(nèi)要有足夠的檔案密集架、庫房密集架等合乎要求的裝具，檔案不得隨意堆放。

第四，檔案室要保持清潔整齊，注意空氣流通。且禁止存放非檔案用品及個人物品。
第五、檔案室要有嚴格的“八防”措施。即防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防強光。采用正規(guī)的檔案密集架一般能夠起到這八防的作用。
第六，室內(nèi)的溫度適宜。應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%之間，庫房管理人要認真記錄庫房內(nèi)當日的溫度和濕度。
第七，庫房內(nèi)不準辦公、開會、會客和住宿，房管理人員離開庫房必須鎖好檔案密集架和庫房門。
第八，房管理人員應(yīng)定期對庫房內(nèi)各類檔案進行清點，做好清點記錄。
第九，庫房安全負責(zé)人要經(jīng)常檢查庫房的安全，發(fā)現(xiàn)不安全因素及時排除；若個人無法排除，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報予以解決。注意嚴禁任何人吸煙和攜帶易燃、易爆物品進入庫房；庫房內(nèi)不準使用臺燈、電熨斗、電暖器等電器設(shè)備；庫房內(nèi)必須配備報警裝置、滅火器材，并確定專人管理；滅火器材要放在固定位置，不準隨便移動，要定期進行檢測,；房管理人員必須會使用滅火器。 
檔案密集架主要功能在于便于檔案的保取，節(jié)約空間，且存放安全。在使用檔案密集架時應(yīng)注意保養(yǎng)維護：
1.檔案密集架行走機構(gòu)為鏈條傳動，當架體使用一段時間后，可打開最下層層板，給鏈輪及軸承加注潤滑油。
2.放置檔案密集架的庫房環(huán)境應(yīng)干燥通風(fēng)。
3.架體表面不允許陽光長時間照射。
4.應(yīng)保持檔案密集架的導(dǎo)軌溝槽清潔干凈、無雜物堵塞。
5.噴塑表面嚴禁用汽油、高度酒精、松香水、香 蕉水擦洗，這樣會使噴塑表面失去光澤和褪色。